Tableau Excel d'indemnités kilométriques : là où il se trompe, et comment reprendre vos trajets

Tenir ses frais de déplacement dans un tableau Excel est le choix le plus répandu, et il se défend : le fichier est déjà là, il ne coûte rien, et une ligne par trajet suffit pour garder une trace.

Le tableau fait bien ce travail de notation. C'est sur le calcul des indemnités kilométriques (IK) qu'il déraille, et presque toujours au même endroit.

Ce qu'un tableau Excel fait bien

Une date, un lieu, un nombre de kilomètres : pour noter un trajet, rien n'est plus rapide qu'une ligne de tableur. Si votre fichier contient ces trois informations pour chaque déplacement, vous avez l'essentiel de la matière première.

Ce que le registre doit permettre d'établir en cas de contrôle est détaillé dans notre article sur le registre kilométrique.

Là où le calcul se trompe

La formule habituelle d'un tableau est simple : kilomètres de la ligne, multipliés par un coefficient. Elle est juste tant que votre total annuel reste dans la première tranche du barème. Elle devient fausse dès que vous la dépassez, parce que le barème ne s'applique pas à chaque trajet : il s'applique au total des kilomètres de l'année, pour un véhicule donné.

Prenons une voiture de 5 CV et 9 000 km professionnels dans l'année, au barème 2026.

L'écart est de 1 116 €, et il va dans le mauvais sens : le tableau annonce un montant supérieur à celui que donne le barème. Le mécanisme est expliqué pas à pas dans l'article sur le dépassement des 5 000 km, et les coefficients par puissance fiscale sont dans le barème 2026 par chevaux fiscaux.

Deux autres points fragilisent un tableau tenu à la main. Le cumul se tient par véhicule : changer de voiture en cours d'année demande deux totaux distincts, pas un seul. Et le barème est fixé par arrêté : un coefficient recopié une fois dans une cellule reste celui du jour où vous l'avez recopié.

Changer d'outil en cours d'année : le piège du demi-registre

On pourrait croire qu'il suffit de garder son tableau pour le début de l'année et de continuer ailleurs. C'est le même problème, sous une autre forme.

Reprenons l'exemple. Vous avez 6 000 km dans votre fichier Excel, puis 3 000 km saisis dans un autre outil. Calculés séparément, les deux morceaux donnent 3 537 € et 1 908 €, soit 5 445 €. L'année entière, elle, vaut 4 608 €. Deux moitiés de registre ne font pas un registre : la tranche se détermine sur les 9 000 km, pas sur chaque morceau.

La seule façon d'obtenir le bon montant est de réunir tous les trajets de l'année au même endroit.

Reprendre votre fichier dans Easik, sans ressaisir

C'est pour cette raison qu'on a ajouté un import de trajets à Easik. Il est gratuit, comme la saisie, et tient en trois étapes.

1. Vos lignes. Vous déposez votre fichier Excel (.xlsx) ou CSV, ou vous copiez-collez vos lignes depuis votre tableur. Le fichier est lu dans votre navigateur : il n'est pas envoyé à Easik.
2. Vos colonnes. Vous indiquez quelle colonne contient la date, le lieu et les kilomètres. Le client, le lieu de départ et un commentaire sont repris s'ils existent. L'ordre et le nom de vos colonnes n'ont pas d'importance.
3. Le contrôle. Chaque ligne est vérifiée avant d'être enregistrée. Une date impossible ou une ligne de total sont écartées, avec la raison. Un trajet déjà présent est signalé comme doublon et n'est pas importé une seconde fois, sauf si vous le demandez.

Trois choses à savoir avant de commencer :

• Les montants de votre fichier ne sont pas repris. Seuls les trajets le sont. Les indemnités sont recalculées au barème de l'année, sur le cumul.
• Vos kilomètres sont repris tels quels. Si votre fichier ne compte que l'aller d'un aller-retour, corrigez-le avant d'importer.
• Un import s'annule en entier. Si le résultat ne vous convient pas, vous revenez à l'état précédent en un geste.

Un import porte sur un seul véhicule. Si vous en avez deux, importez leurs lignes séparément. Un ancien fichier .xls ou un fichier Numbers ne se dépose pas directement : le copier-coller fonctionne dans les deux cas.

Si votre fichier est mal rangé, deux modèles sont proposés au téléchargement dans l'assistant d'import, avec quelques trajets d'exemple.

Commencez par mesurer

Avant de reprendre quoi que ce soit, vous pouvez vérifier ce que vaut votre kilométrage annuel. Le calculateur d'Easik applique le barème au cumul de l'année, gratuitement et sans inscription.

Calculer mes indemnités kilométriques

Ensuite, la saisie et l'import des trajets dans Easik sont gratuits et illimités : vous voyez votre total et votre tranche évoluer au fil de l'année. Le jour où vous avez besoin du registre daté et sourcé, du récapitulatif pour votre comptable et de l'export tableur, ils sont compris dans l'abonnement à 69 € par an.